Avon Cosmetics, spol. s.r.o., Česká Republika

učinné od 1.3.2020

PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO AL/AG, SL a ZM

 

 

1.Kdo nese odpovědnost za vaše osobní údaje

Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů se vztahuje na osobní údaje AVON Lady, Avon Gentleman (dále jen „AL/AG“), Sales Leaderů („SL“) a Zónových manažerů ( „ZM“).  Termíny „Avon“, „my“, „nám“, „nás“, „náš“ apod. v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů odkazují na AVON Cosmetics, spol. s r.o., IČO: 005 71 989), se sídlem Karolinská 661/4, Karlín, 186 00 Praha 8, společnost zapsaná v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 998], která je správcem vašich osobních údajů.  To znamená, že společnost Avon rozhodne o tom, za jakým účelem a jakým způsobem budou vaše osobní údaje zpracovávány. 

 

V závislosti na vaší roli mohou vaše osobní údaje zpracovávat také SL a ZM jako nezávislí správci vašich osobních údajů.  Znamená to, že SL a ZM mohou, v případě že mají své zákazníky a nezávisle rozhodují o tom, jaké údaje od těchto zákazníků budou vyžadovat a jak s nimi nakládat, nezávisle na obchodních operacích společnosti Avon zpracovávat vaše osobní údaje pro účely, o kterých rozhodnou, a způsobem, pro který se rozhodnou. Vaše osobní údaje mohou například SL a ZM, aby mohli podporovat vaše podnikání Avon.
SL a ZM budou obecně používat vaše osobní údaje způsobem, který je v souladu s tímto Prohlášením o ochraně osobních údajů.  Pokud použijí vaše osobní údaje jiným způsobem, jsou povinni vám poskytnout další informace o ochraně osobních údajů, aby splnili své vlastní povinnosti podle právních předpisů na ochranu údajů.

 

2. Osobní údaje, které o vás shromažďujeme

Termínem „osobní údaje“ v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů se rozumí informace, které se vás týkají a které nám umožňují vás identifikovat buď přímo, nebo v kombinaci s dalšími informacemi, které můžeme mít k dispozici. Tyto informace získáváme buď přímo od vás, nebo od AL/AG, SL nebo ZM, kteří nám je mohou poskytnout. Můžeme o vás shromažďovat následující osobní údaje:

• Vaše jméno a kontaktní údaje (titul, příjmení, křestní jméno, další jméno(a), poštovní adresa, alternativní doručovací adresa, e-mailová adresa, telefonní čísla), včetně unikátních identifikátorů, které vám společnost AVON přidělila (např. č. AL/AG)
• Profilová fotografie, kterou umístíte do našich systémů
• Vaše datum narození
• Vaše bankovní údaje
• Informace o vašich nákupech od společnosti Avon, záznamy o provizích a slevách a informace o hierarchickém vztahu ve společnosti a rovněž informace o vašich preferencích u konkrétních typů výrobků
• Komunikace, kterou si s námi vyměňujete (například e-maily, dopisy, telefonáty nebo příspěvky a zprávy na sociálních médiích,  může se jednat také o komunikaci s dalšími  osobami  spojenými se společností Avon, jako jsou AL/AG, vedoucí SL a ZM, kterou s námi sdílíte)
• Informace o tom, jak používáte naše webové stránky nebo mobilní aplikaci. Na našich webových stránkách a v mobilní aplikaci používáme soubory cookie a další podobné technologie (například flash LSO a pixelové tagy). Cookies jsou malé informace ukládané prohlížečem na pevný disk počítače. Umožňují vám orientovat se na našich webových stránkách nebo v aplikaci a nám umožňují nabízet vám takové funkce, jako je například udržení přihlášení k našim webovým stránkám. Další informace o tom, jak používáme soubory cookie a jak je můžete odstranit, naleznete v našich Zásadách používání souborů cookie zde.
• Ověření totožnosti a prověřování bonity (prostřednictvím ratingových agentur nebo registrů dlužníků)

 

3. Jak a proč používáme osobní údaje, které shromažďujeme (a na jakém právním základě)

V případě AL/AG, SL a ZM používáme vaše osobní údaje pro následující účely:

• Pro vyřízení vašich objednávek, poskytnutí příslušných provizí, slev a pobídek a pro správu vašeho účtu

Když nám vy nebo vaši zákazníci  zadáte objednávku, použijeme vaše osobní údaje k vyřízení této objednávky a poskytnutí příslušných provizí, slev a pobídek. Tím plníme své smluvní závazky vůči vám. Vaše osobní údaje můžeme využít také k provedení kontroly totožnosti předtím, než vám poskytneme úvěr na naše výrobky, a ověření bonity s cílem uplatnit nebo hájit jakýkoli právní nárok, včetně snahy docílit splacení případného dluhu, který vůči nám máte, abychom splnili své oprávněné obchodní zájmy spočívající v zajištění toho, abychom mohli řádně vykonávat svá zákonná práva. K provádění těchto kontrol využíváme třetí strany (např. Solus).

• Pro komunikaci a řízení našeho vztahu s vámi

Z administrativních nebo provozních důvodů vás můžeme kontaktovat e-mailem, SMS nebo telefonicky, například za účelem zaslání potvrzení o vaší objednávce a vašich platbách. Děláme to za účelem splnění našich oprávněných obchodních zájmů spočívajících v tom, že vám sdělujeme důležité informace a poskytujeme vám aktuální informace o vašich objednávkách

• Pro personalizaci a vylepšení vašich zkušeností

Vaše osobní údaje můžeme používat, abychom naše služby přizpůsobili vašim potřebám a preferencím a abychom vám poskytli personalizovanou zkušenost. Můžete nám například sdělit konkrétní preference týkající se doručení, například kde by měla být vaše objednávka ponechána.

.  Cílem je splnění našich oprávněných obchodních zájmů, kdy vám chceme představit výrobky, které pro vás budou užitečné, a efektivně vám odpovědět na vaše dotazy.

• Abychom vás informovali o našich výrobcích a nabídkách, které by se vám mohly líbit

Abychom vám pomohli prodávat výrobky Avon vašim zákazníkům, můžeme vás kontaktovat e-mailem, SMS nebo telefonicky a informovat vás o našich výrobcích a nabídkách.  Informace, které o vás máme k dispozici (včetně vaší historie nákupů), můžeme využít k vytvoření představy o vašich preferencích, abychom vám posílali informace o výrobcích a nabídkách, které jsou přizpůsobeny přímo vám na míru, a zajistili tak co nejefektivnější provozování naší obchodní činnosti. Činíme tak proto, abychom naplnili náš oprávněný obchodní zájem efektivně nabízet naše výrobky a pomáhat zlepšit povědomí o produktech AVON a pomoci vám zlepšit vaše podnikání s AVONem. Pokud od nás nechcete dostávat marketingová sdělení, prosím, kontaktujte nás nebo použijte odkazy „odhlásit“, které jsou v marketingových e-mailech uvedeny. 

• Pro zlepšení našich služeb, splnění našich administrativních cílů a ochranu obchodních zájmů 

Mezi obchodní účely, pro které budeme používat vaše osobní údaje, patří účetnictví, fakturace, audit, ověření totožnosti (a analýzu kreditní schopnosti pomocí např. agentury SOLUS), vyšetřování podvodů, zabezpečení, bezpečnostní a právní účely, statistické a marketingové analýzy, testování systémů, údržba a vývoj a pro vyřízení AVON záruky a jakýkoliv dalších práv, ať již ze zákona či ze smlouvy, za účelem vrácení zboží. Můžeme rovněž využít data z webových stránek, abychom sledovali pohyb na našich stránkách a mohli je vylepšovat.  Bude to zahrnovat použití vašich osobních údajů, abychom splnili své povinnosti dle příslušných právních předpisů, například povinnost uchovávat daňové záznamy.

• Za účelem organizace soutěží

Organizujeme určité soutěže a budeme proto potřebovat vaše jméno, kontaktní údaje a určité další informace, které o vás máme jako o AL/AG – a to abychom vás mohli do soutěže zařadit a rovněž vás informovat v případě, že vyhrajete. Detailní informace ohledně zpracování vašich osobních údajů za tímto účelem bude uvedeno v pravidlech příslušné soutěže. Zpracování bude probíhat na základě vašeho souhlasu, pokud se rozhodnete do soutěže vstoupit – tento souhlas může být odvolán kdykoliv, kdy nás za tímto účelem kontaktujete. abychom splnili své povinnosti dle příslušných právních předpisů, například povinnost uchovávat daňové záznamy.

 

Pokud jste SL nebo ZM, může společnost Avon používat vaše osobní údaje kromě výše uvedených účelů také k podpoře podnikání ostatních AL/AG a SL, zejména k vykazování informací o výsledcích prodeje.

Pokud máte námitky proti používání vašich osobních údajů pro výše uvedené účely, prosím, kontaktujte nás.  Přestože je vaše rozhodnutí poskytnout společnosti Avon své osobní údaje je obecně dobrovolné, pokud nám určité informace neposkytnete, nemusí být společnost Avon schopna splnit některé z cílů uvedených v tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů.  Například abychom vám mohli zaslat výrobky, potřebujeme znát vaše jméno a poštovní adresu, a abychom od vás mohli při nákupu výrobků přijímat platby, potřebujeme znát vaše platební údaje.

 

4. Jak můžeme sdílet nebo převádět shromážděné údaje

Vaše osobní údaje můžeme sdílet se:

• zákazníky společnosti Avon;
• SL a ZM;
• dalšími společnostmi skupiny Avon (seznam těchto společností naleznete na adrese https://www.avonworldwide.com/countries.html
• dodavateli, kteří nám poskytují své služby, aby nám pomohli provozovat naši obchodní činnost a zlepšovat naše služby a vaše zkušenosti (jako jsou ratingové agentury, které pro nás zajišťují ověření bonity a ověření totožnosti),
• s přejímající stranou, dodavateli nebo jakoukoli třetí stranou v souvislosti s se zvažovanou, sjednávanou nebo dokončenou transakcí při které je společnost AVON přijata jinou společností (akvizice) nebo spojena s jinou společností (fúze) nebo v případě, kdy dojde k prodeji, likvidaci nebo přesunu celého nebo části našeho podniku a
• vládními orgány.

 

Údaje budeme takto sdílet pouze pro výše uvedené účely (včetně zapojených dodavatelů ze třetích stran, kteří mohou vůči vám vystupovat jako správci vašich osobních údajů)  pouze pro výše uvedené účely a v souladu s našimi konkrétními právními závazky. 

 

Společnost Avon používá vhodná bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů, které jsou předávány do zemí mimo Evropský hospodářský prostor, u nichž se má za to, že zajišťují nižší úroveň ochrany osobních údajů. Náš poskytovatel e-mailových systémů a poskytovatelé IT podpory a údržby IT systémů mají zavedeny standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí a další právem dovolené mechanismy předání osobních údajů. Abychom chránili osobní údaje AL/AG během předávání naší mateřské organizaci, je společnost AVON Products, Inc, certifikována v rámci programu mezi EU a USA, tzv. „Štítu soukromí“. Pro více informací, prosím,  navštivte https://www.avonworldwide.com/privacy-shield a www.privacyshield.gov nebo nás kontaktujte za účelem získání seznamu příslušných opatření.

 

Pokud se rozhodnete kliknout pro návštěvu webových stránek třetích stran skrze naše webové stránky, tyto třetí strany mohou zpracovávat údaje o vašem použití našich webových stránek za použití určitých technologií dostupných těmto třetím stranám – např. cookies. Obdobně – tam, kde se rozhodnete reagovat na obsah AVON na sociálních sítích, mohou třetí strany shromažďovat údaje o pohybu na sociálních sítích. Údaje získané prostřednictvím těchto třetích stran se řídí prohlášeními o zpracování těchto třetích stran. Tam, kde jste přesměrováni na weboví stránky třetích stran AVONem, je AVON zodpovědný za zpracování vašich údajů touto třetí stranou v případě, kdy tato třetí strana zpracovává vaše údaje na základě pokynů AVONu

 

5. Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje bude společnost Avon používat a uchovávat po dobu vaší spolupráce se společností Avon a poté po dobu potřebnou pro splnění případných pokračujících povinností, které můžeme mít (např. uchování informací pro účely účetnictví) nebo dobu potřebnou pro zahájení nebo obhajobu jakýchkoli právních nároků.  Pokud chcete znát konkrétnější časové lhůty, prosím, kontaktujte nás.  Zpracovávání vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, včetně aktivit týkajících se vašeho profilu, ukončíme, pokud máte proti takovému zpracovávání vašich údajů jakékoli námitky. Rovněž nebudeme nadále zpracovávat vaše osobní údaje za účelem přímého marketingu v případě, že jste v minulosti udělili souhlas s takovým zpracováním a tento souhlas odvoláte

 

6. Vaše povinnosti

• Máte povinnost zajistit, že jsou vaše osobní údaje vždy aktuální – ihned nás informujte v případě, kdy dojde ke změně vašich osobních údajů
• Jakožto AL/AG, SL nebo ZM jste zodpovědní za osobní údaje, které získáváte během vašeho působení v této roli a které patří vašim zákazníkům, dalším AL/AG, SL a ZM a dalším osobám. Toto je unikátní aspekt související s přímým prodejem. Souhlasíte, že budete vždy dodržovat soulad se všemi právními předpisy týkajícími se zpracování osobních údajů ve vztahu k údajům, které sbíráte, uchováváte, přijímáte a zpracováváte. Nepoužijete osobní údaje jiným způsobem, který není v souladu s tímto prohlášením.

 

7. Vaše práva

Máte právo požadovat přístup k osobním údajům, které o vás uchováváme, a nápravu veškerých nepřesností týkajících se vašich osobních údajů.  Máte také právo omezit zpracovávání vašich osobních údajů, převést vaše osobní údaje na jiného správce nebo nechat vaše osobní údaje smazat.

Pokud máte jakýkoli problém nebo stížnost ohledně toho, jakým způsobem zpracováváme vaše osobní údaje, prosím, kontaktujte nás.  V případě, že se nám nepodaří problém vyřešit, obraťte se na Úřad pro ochranu osobních údajů na adrese: Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7-Holešovice

 

8. Další informace pro potenciální AL/AG

Tam, kde poskytnete vaše osobní údaje AVONu nebo AL/AG, SL nebo ZM za účelem získání informací ohledně toho, jak se stát AL/AG, tyto vaše osobní údaje mohou být sdíleny s AVONem nebo AL/AG, SL nebo ZM pouze za účelem, abychom vás mohli kontaktovat ve věci vaší možní role AL/AG a jak tuto roli získat. Toto může být uskutečněno s využitím elektronických prostředků, např. emailem, telefonicky, SMS, MMS a prostřednictvím sociálních sítí. Pokud se nestanete AL/AG, budou vaše osobní údaje vymazány ve lhůtě 90 dní.

 

9. Jak nás kontaktovat

Pokud máte jakékoli dotazy, připomínky nebo požadavky týkající se tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů, zašlete, prosím, e-mail našemu pracovníkovi odpovědnému za ochranu osobních údajů na adresu ochranaudaju@avon.com nebo dopis na adresu naší společnosti.

 

10. Změny tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů

Můžeme pravidelně provádět změny tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů.  Veškeré nové verze tohoto Prohlášení o ochraně osobních údajů zveřejníme na našich webových stránkách